L’Oréal Travel Retail, qui génère quelque 2 milliards de chiffres d’affaires, a pris le virage numérique en choisissant Beyond Plans et la plateforme Anaplan pour moderniser ses processus d’élaboration budgétaire. Cette transformation a non seulement permis de rationaliser ses opérations mais elle a également amélioré l’efficacité et la collaboration au sein des équipes internationales.
Défis
- Avant Anaplan, la gestion des tendances commerciales du Travel Retail s’appuyait entièrement sur Excel, un processus isolé source d’erreurs et entrainant une absence d’harmonisation.
- Les responsables de BU et les General Manager consolidaient manuellement les données, un processus complexe et peu fiable, tandis que le Corporate devait effectuer une consolidation globale pour le top management.
- Ce système révélait plusieurs faiblesses : erreurs de données, processus manuel laborieux, formats de fichiers non standardisés, difficultés de reporting, gestion segmentée compliquée et risques accrus de sécurité.
Solutions
L’implémentation d’Anaplan a eu lieu en deux étapes :
- L’adoption de la plateforme Anaplan s’est déroulée en deux étapes majeures : un pilote pour les équipes européennes puis une extension vers l’Asie.
- Une équipe projet mixte, composée de spécialistes d’Anaplan chez Beyond Plans et de ressources chez L’Oréal, a développé l’outil Trend Planning, déployé en seulement quatre mois en Europe et Asie.
- Le processus impliquait une étroite collaboration entre L’Oréal et Beyond Plans pour assurer l’alignement sur les besoins métiers et respecter les meilleures pratiques Anaplan.
L’équipe projet était initialement composée de 4 personnes :
- 2 Experts Anaplan côté Beyond Plans > 1 solution architecte + 1 Modèle Builder
- 2 ressources côté l’Oréal > 1 Product Owner côté métier + 1 Responsable Projet IT.
La version 1 de l’Outil Trend Planning a été déployée en 4 mois en Europe et en Asie. Pendant la durée du projet, l’équipe côté L’Oréal avait pour responsabilité de trouver un consensus avec les parties prenantes métier pour communiquer à Beyond Plans la synthèse des spécificités attendues.
L’équipe Beyond Plans était de son côté en charge d’étudier la faisabilité des besoins métiers et de proposer une réponse en matière d’Architecture qui soit dans le respect des Best Practices Anaplan et de la stratégie d’architecture cible décidée initialement entre l’Oréal et Anaplan :
1 Application de développement –> 1 Application de production Asie, 1 Application de production Europe
Résultats
Les retours utilisateurs ont été très positifs au sujet de la solution mise en place.
Ils ont mis en avant :
- La fiabilité et la sécurité de la donnée
- La flexibilité de l’outil : capacité à travailler sur plusieurs scénarios en même temps, possibilité de saisir sur des niveaux de granularité différents
- La dimension collaborative : tout le monde voit la data évoluer en temps réel sur son périmètre d’accès utilisateur
- La possibilité de reporting sur mesure à destination du top management
Côté Beyond Plans, avoir un feedback régulier a permis d’éviter de gros changements de direction en matière d’architecture et d’être confiant à chaque étape sur la direction prise.
Suite à la première mouture de l’outil, des évolutions ont été apportées à l’application Asiatique durant le semestre 2 de l’année 2020. Le premier semestre 2021, l’application Américaine a été développée par une équipe plus restreinte et de nouvelles évolutions ont été réalisées sur l’Application Asiatique.
Pourquoi Anaplan ?
- L’Outil Anaplan a su répondre aux besoins du Travel Retail pour les aider à être plus efficace dans l’analyse de leur performance commerciale d’une tendance à l’autre et également par rapport au marché.
- L’application a généré de l’engagement utilisateurs, davantage de collaboration et un gain de temps concernant les tâches à faible valeur ajoutée.
- Le projet s’est déroulé en mode agile avec des points journaliers réalisés avec les équipes de L’Oréal.
- Les bienfaits de ce mode de fonctionnement se sont rapidement fait sentir et ont permis à l’équipe projet L’Oréal de se projeter dans l’utilisation d’Anaplan.
- Au final, le temps de travail pour les tâches à faible valeur ajoutée comme la récupération de la donnée, le workflow au cours des tendances a considérablement été réduit.
- En fin de compte, les équipes métiers se concentrent désormais davantage sur les choix business et la prise de décision.
- Grâce à Anaplan, une tendance commerciale se fait en 1 semaine contre 3 semaines auparavant avec Excel.
